Детали, которые кейтереры должны отразить, в коммерческом предложении

14.01.2013 СЕКРЕТЫ БИЗНЕСА

 

Далее приведен список деталей, которые должны быть отражены в каждом коммерческом предложении. Не нужно полагаться на ориентировочные расчеты – все нужно прописать на бумаге.

Дата и время проведения мероприятия.

Вам нужно дважды проверять то, что день недели совпадает с предполагаемой датой. Торжества часто планируют месяцами ранее, и дата, которую указал клиент, может приходиться на следующий год. Поэтому проверьте еще раз, что, например, 7-е июля - это действительно суббота, а не пятница.

Укажите время, в которое Вы и Ваш персонал должны приехать, чтобы накрыть на стол, когда прибудут гости, в какое время Вы завершите обслуживание клиентов и когда Вам можно будет убраться на кухне и отправиться домой. Некоторые клиенты требуют, чтобы обслуживающий персонал и кейтеринговая команда оставались, пока не уедет последний гость. Это нереалистичное ожидание. Постарайтесь, чтобы клиент понял, что после подачи десерта и уборки на кухне, Вы и Ваш персонал собираетесь покинуть торжество.

Укажите в конце коммерческого предложения, что Вы сделаете все, что в Ваших силах, чтобы добраться до места проведения мероприятия. Однако, если произойдет какое-либо стихийное бедствие, например, ураган, торнадо или другая катастрофа, которая помешает Вам добраться до назначенного пункта, то Вы не будете нести ответственность. Попросите своего страхового агента или адвоката проверить формулировку данного примечания.

Оговорите с клиентом то, что торжество состоится в любую погоду и при любых условиях, даже если будет снежная буря или отключение электричества. Если клиент перенесет дату на другой день, то Вы должны потребовать с него дополнительную оплату, потому что Вы будете резервировать два дня в своем календаре на данное торжество.

Внимание!

Четко укажите время начала и окончания мероприятия. Например, время начала - 12 часов - это слишком расплывчато, ведь это можно понять, как полдень или полночь. Чтобы избежать недоразумений, старайтесь быть более точными с формулировкой.

Длительность мероприятия.

Коктейльные вечеринки или чаепития длятся 2-3 часа. Обеды обычно проводятся в течение двух часов. Торжественные ужины, свадебные и другие вечеринки длятся 4-5 часов, с момента прихода первого гостя до отъезда последнего. Если Ваш клиент желает, чтобы мероприятие длилось дольше, то Вы вправе потребовать с него дополнительную оплату. Если Вы будете обслуживать банкет на корабле, который будет плавать 6 часов подряд, то Вы также должны установить более высокую плату.

Цена на одного человека.

Обговорите с клиентом величину расходов на одного гостя. Учитывайте дополнительные затраты, которые не включаются в данную цифру. Если Вы будете брать комиссию за обслуживание, то укажите в коммерческом предложении, сколько процентов она будет составлять. Дайте знать клиенту, что в доплату за обслуживание будут включены  все чаевые.

Если клиент попросит Вас принести столовые приборы и белье, то укажите плату за эту услугу отдельно. Если Вы собираетесь передать на внешний подряд часть услуг, например, фирменный торт или спиртные напитки, то данные компоненты также нужно рассмотреть отдельно.

Если все детали и расценки будут прописаны на бумаге, то меньше вероятности того, что клиент выразит возражение, когда Вы, сложив затраты на все услуги, попросите его оплатить кругленькую сумму.

Вы также должны учитывать величину местных налогов с продаж. Укажите ее в коммерческом предложении, наряду с услугами  и товарами, которые подлежат налогообложению.

Важная информация.

Составьте коммерческое предложение, которое соответствует бюджету клиента.  Если Вы не можете включить некоторые услуги, в рамках ограниченного бюджета, то поместите данные варианты в категорию «Рекомендации». Ничто не раздражает клиента сильнее, чем игнорирование его бюджета и составление коммерческого предложения, с более высокими расценками.

Залог.

Когда клиент подписывает коммерческое предложение и возвращает его Вам, необходимо взять с него залог, размером в 50 %.

Укажите в коммерческом предложении, что расценки и положения, приведенные в нем, будут действительны только в течение двух недель, с момента подписания документа, и клиент обязан выплатить Вам залог, в течение данного срока. Объясните клиентам, что рыночные цены меняются, и Вы не можете дать им гарантии на неопределенный срок, если Вами не был получен авансовый платеж.

Размер залога нужно высчитывать, основываясь на среднем количестве ожидаемых гостей. Например, если клиент говорит, что на его торжестве будет примерно 80-100 гостей, то потребуйте аванс, рассчитанный на 90 персон. Плата за услуги официантов должна высчитываться отдельно. Выставьте также счет за каждую услугу, отданную на внешний подряд, и добавьте свою дополнительную надбавку.

Вы можете принимать залог в виде персональных чеков. Если до мероприятия осталось совсем немного времени, настаивайте на том, чтобы клиент заплатил сумму всех ожидаемых затрат, посредством  заверенного чека или банковского перевода. Также можно принимать аванс наличными. Не забудьте отметить в своих бухгалтерских книгах, что Вы получили наличные, в качестве выручки.

Ведите список залогов, которые Вы ожидаете, с указанием предполагаемой даты их получения. Если Ваш клиент не выплатил Вам залог, позвоните ему или отправьте письмо по электронной почте, чтобы напомнить об этом. Если он не прислал Вам авансовый платеж даже на следующей неделе, то отправьте ему письмо с уведомлением, в котором указано, что Вы отменяете забронированную им дату, и Ваше коммерческое предложения считается аннулированным и недействительным.

Оставшаяся часть платежа.

Потребуйте с клиента оставшуюся часть платежа,  не позднее суток до начала торжества. Убедитесь в том, что клиент отправил Вам деньги банковским переводом на счет Вашей компании или предоставил Вам заверенный чек. Не принимайте персональные чеки от клиентов, только если они не являются Вашими близкими родственниками. Некоторые заказчики будут находить всевозможные отговорки и уверять Вас, что они не смогут оплатить Вам всю сумму до начала торжества. Объясните им, что Вы являетесь начинающим кейтерером, и Вы обязательно должны получить оплату до начала мероприятия, чтобы регулировать поток денежных средств. Будьте предельно четкими и дайте им понять, что без оплаты Вы не сможете обслуживать банкет.

Внимание!

При возможности, не принимайте оплату кредитной картой. Если нет других вариантов, то не забудьте потребовать с клиента комиссию за перечисление денежных средств, которую Вы должны будете оплатить системе PayPal или другой компании, занимающейся электронными платежами.

Количество гостей.

Укажите точное количество гостей, которых Вы будете обслуживать. Позаботьтесь о том, чтобы клиент гарантировал минимальное количество гостей. Если он ожидает, что на вечеринку придет 100 человек, но за неделю до торжества, сообщает, что гостей будет всего 20, то Вам придется обслуживать мелкое мероприятие, которое может не стоить затраченных Вами усилий. Кроме этого, попросите клиента указать максимальное количество гостей. Ведь Вы не хотите суетиться за пару дней до торжества, в поисках большего количества ингредиентов, узнав о том, что на вечеринке будут еще 50 дополнительных гостей.

Некоторые клиенты захотят вернуть часть денег, если многие гости не появились на торжестве. Объясните им, что Вы готовили блюда и предоставили обслуживающий персонал для оговоренного количества людей. Напомните ему, что количество гостей было указано в коммерческом предложении, и у него было целых два дня до начала торжества, чтобы внести какие-либо изменения.

Тип мероприятия.

В коммерческом предложении должно быть четко указано, какой тип мероприятия Вы будете обслуживать. Укажите, будет ли это банкет во время позднего завтрака или ланча, в виде фуршета или с рассадкой гостей за столиками. Не забудьте отметить степень формальности торжества: будет ли это выездной пикник в непринужденной обстановке или торжественный ужин из пяти блюд с французским обслуживанием.

Если клиент изменил свое решение и захотел провести фуршет, вместо официального обеда с рассадкой, то потребуйте с него символическую оплату за необходимость переделывать коммерческое предложение. Верните клиенту данную сумму, если он все-таки выберет Вас, в качестве кейтерера. Подобная мера избавит Вас от того, что нерешительные клиенты будут тратить Ваше время.

Место проведения торжества.

В коммерческом предложении должно быть указано точное место проведения торжества. Напишите название города и улицы, будет ли оно проходить в помещении или под открытым небом. Если торжество будет проводиться в парке, то укажите, кто будет ответственным за получение и оплату разрешения/лицензии: Вы или клиент.

Другие факторы.

Выясните у клиента, по какому поводу будет проводиться банкет, и укажите это в коммерческом предложении. Укажите также тип обстановки, которую желает клиент.  Ваше меню и стиль проведения мероприятия будут зависеть от того, является ли оно сдержанной деловой встречей или шумной вечеринкой по поводу дня рождения. Будут ли гости знакомы друг с другом, и хочет ли клиент, чтобы они имели возможность общаться между собой? Ответ на данный вопрос также повлияет на то, как будет проходить вечер.

Узнайте о том, какие люди будут присутствовать на мероприятии. Возможно, Вам понадобится принять специальные меры, чтобы угодить всем. Задайте клиенту следующие вопросы:

·         Будут ли среди гостей высокопоставленные лица?

·         Есть ли какие-то культурные стереотипы, о которых Вы должны знать? Есть ли какие-то запретные блюда, которые нельзя подавать? Есть ли требования к дресс-коду Ваших сотрудников, особенно женского пола, которые необходимо соблюдать?

·         Будет ли на банкете равномерное количество мужчин и женщин, или гости определенного пола будут преобладать?

·         Какого возраста будут гости? Будут ли они, преимущественно, взрослыми людьми лет 30 или пожилыми?

Будут ли среди гостей дети?

 

 

По материалам: Джойс Вейнберг, www.netplaces.com
 
Источник: www.rpt1990.ru
Вернуться к списку
Коментарии
Цель нашей компании - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания.